• TIPOS DE PROGRAMAS CONTABLES

 Software de contabilidad personal: 

Normalmente diseñados para el uso del hogar puede facilitar la administración de los gastos. podemos encontrar algunos buenos ejemplos de software de contabilidad de este tipo en Colombia es quickbooks pro

Software de contabilidad de bajo costo

Estos son diseñados para los pequeños negocios ya que suelen utilizar software de baja calidad para generar facturas, gestionar nóminas y unir cuentas. Accountedge este es un ejemplo de software de baja costo

   

Software de contabilidad de mercado medio

 Se usan mucho para realizar varias funciones que son cruciales para la contabilidad del negocio. Las aplicaciones de este tipo suelen estar integradas con los sistemas de gestión de información, herramientas de informes y bases de datos.

EJ: fomplus, siigo pymes

Software de contabilidad de alta calidad

Las aplicaciones de contabilidad de alta calidad son un paquete de funciones que necesitan una integración importante, personalización y configuración. Su mayor ventaja es que están diseñadas para soportar determinados procesos de la compañía, ya que puedan ser personalizadas y parametrizadas para ajustarse a las necesidades del negocio.

Entre los líderes que compiten en el mercado del software de contabilidad de alta calidad está SAGI CONTABILIDAD, SIGMA

• ·    Características de software

FLEXIBILIDAD.
-Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
-Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.
-Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.
-Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.

COMPATIBILIDAD.
-Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.
-Con otros programas contables y financieros.
-Permita importar y exportar información con otros programas.
-Manejo de centros de costos.
-Opción de manejo de diferentes monedas.
-Capacidad de intercambio de información local y externa.

FÁCIL MANEJO.
-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.
-Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
-Indica la mayor información relativa en una sola vista.
-Desglose de la información por periodos contables.
-Actualización automática de saldos.
-Información por niveles.
-Manipulación de documentos en forma de objetos.
-Definición de consultas especiales.
-Interfaz gráfica.
-Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, nit, codico de cuenta.

SEGURIDAD.
-Claves de acceso.
-Definición de usuarios con diferentes atributos.
-Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.
-Informe de cualquier inconformidad con el balance.
UNIFORMIDAD.
-Plan único de cuentas básico incluido.
-Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
-Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes.
-Gráficas estadísticas.

REPORTES BASICOS REQUERIDOS.
-Plan único de cuentas.
-Comprobante diario de contabilidad.
-Lista de documentos por periodos.
-Lista de movimientos por cuentas.
-libros oficiales
-Estados financieros comparativos.
-Analisis estadisticos.
-Reportes legales:Iva,retefuente,reteiva,reteica.

Opciones avanzadas
-Que tenga un generador de informes especializados.
-Facilidad de actualización del software.
-Soporte contable en línea.

·         Ventajas de utilizar el software contable

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

·    Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

     Preparación rápida de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

 Impresión automática de Documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de nomina, Estados de ingresos de los Empleados, entre otros.

• ·      Requerimientos para tener un sistema contable computarizado

A continuación mencionaremos algunos  tipos de software y sus respectivos requisitos para instalarlos

QuickBooks Pro: Un procesador Intel Pentium III 2 GHz y un mínimo de 1 GB de RAM. Este programa funcionará en Windows XP, Vista o Windows 7 y también se ofrece para los usuarios de Mac. QuickBooks Pro requiere un mínimo de 256 VGA de colores y una resolución de 1024 por 768. Otros requisitos incluyen un CD-ROM 2X, una conexión a Internet de al menos 56 Kbps y 1 GB de espacio en disco duro para los archivos adicionales.

 

Accountedge:

Este software de contabilidad para pequeñas empresas está disponible para los usuarios de Windows y Mac. Los usuarios de Windows necesitan Windows 7, Windows Vista o Windows XP, así como un procesador de 1 GHz Pentium. Los usuarios de Mac necesitan un sistema operativo Mac 10.4 a 10.6. Ambos usuarios requieren 250 MB de espacio en disco duro para la instalación y una resolución de pantalla de 1024 por 768. 

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•              DEFINICIONES

SOFTWARE MONOUSUARIO: Un sistema operativo monousuario (de mono: 'uno'; y usuario) es un sistema operativo que sólo puede ser ocupado por un único usuario en un determinado tiempo. Ejemplo de sistemas monousuario son las versiones domésticas de Windows.

 Un Monousuario es un sistema para uso exclusivo de una sola persona... que podrían ser la mayoría de los ordenadores actuales, ya que con el hecho de que le pongas una clave a tu sesión será completamente privado el equipo. 

LOS SISTEMAS MULTIUSUARIO: son sesiones más como Windows Comercialmente, ya que estos sistemas ofrecen funciones de multisesiones, personalización de cada sesión, privilegios y limitaciones dependiendo del usuario, aquí VARIOS usuarios de una RED o DOMINIO pueden entrar en cualquier computadora con solo teclear su usuario y contraseña, claro que cada usuario tiene sus limitaciones y privilegios dependiendo de su rango de administración de la red.

SISTEMAS CONTABLES INTEGRALES: Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los demás sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa. 

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelaciones que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.

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